Referenstagning – en utdaterad rutin eller fortfarande guld värd?

Anställningsprocessen förändras, inte minst i takt med att vi får tillgång till nya digitala verktyg som kan förenkla många moment. Eller göra så vi kan hoppa över steg som tidigare tog mycket tid. Men hur är det med referenstagning? Är det lika viktigt som det varit tidigare eller har det spelat ut sin roll?

Länge var det en självklarhet

Historiskt har referenstagning varit en självklarhet. Tidigare var arbetsmarknaden mindre rörlig, och information om kandidater var begränsad. Att prata med en tidigare arbetsgivare gav ofta den enda möjligheten att få insikt i hur personen fungerade i sitt arbete och i relation till andra. Det var inte heller möjligt att strukturera en informationsrik och sökbar profil som du kan göra hos oss idag. 

I vissa branscher, där långsiktiga relationer och lojalitet varit centralt, var referensen helt avgörande för att kunna fatta ett tryggt beslut. Det är en tradition som fortfarande lever kvar i många situationer, även om arbetslivet idag ser helt annorlunda ut.

Problemen med att värdera referenser idag

Många byter jobb ofta eller arbetar som frilansare i projektform, vilket gör att det inte alltid finns en chef som har full insikt i hur en medarbetare presterat eller hur denne kommer att fungera i en ny kontext. I sådana situationer blir tidigare arbetsgivares subjektiva intryck mindre representativa. Kortare anställningar och projektbaserat arbete innebär att relationer inte hinner etableras på djupet, och omdömen kan påverkas av tillfälliga konflikter eller vänskapliga band. Samtidigt varierar värdet av referenser beroende på vem som ger dem – en chef, kollega eller kund – och alla perspektiv behöver tolkas med eftertanke. Även nära personliga relationer kan ge överdrivet positiva omdömen, vilket gör att referenser måste användas med försiktighet.

När referenstagning fortfarande fungerar

Referenstagning är särskilt värdefull när arbetsgivaren redan har en egen kontakt hos den sökandes tidigare arbetsgivare, vilket ofta är fallet i en mindre stad eller en liten bransch där alla känner alla. Referenstagning kan också fungera när det finns möjlighet till ett fördjupat samtal med den person som refererats. I dessa situationer kan referensen ge konkret och relevant information om kandidatens arbetsstil, kompetens och förmåga att samarbeta i verkliga arbetsmiljöer. Det fungerar också som en bekräftelse på det som framkommit i intervjuer och arbetsprover. När referenser används på detta sätt blir de ett verktyg för att minska osäkerhet kring rekryteringen, snarare än en formalitet, och kan ge insikter som annars är svåra att fånga. Men då krävs att det finns någon på en tidigare arbetsplats som har incitament att lägga tid på samtalet.

Alternativen är ofta bättre

Praktiska arbetsprover, väl strukturerade intervjuer och provanställningar ger inte sällan en mer objektiv och direkt bild av kandidatens kompetens, värderingar och förmåga till samarbete. Det kräver att rekryteringsteamet har erfarenhet och kompetens för att tolka resultatet, men ger samtidigt ett större beslutsunderlag än ett kort referenssamtal. I många fall kan kombinationen av arbetsprov och referens ge en balanserad bild: referensen bekräftar intryck från praktiska moment och ger ibland extra insikt i arbetsstil eller samarbetsförmåga som annars är svår att upptäcka.

När referenser används rätt kan de ge ovärderlig information. Det handlar om situationer där arbetsgivaren har kontakt som kan ge ärliga och konkreta exempel, eller där det finns tid och möjlighet att föra ett längre samtal med den person som refereras. Frågor som hur kandidaten löser problem, samarbetar i grupp eller hanterar konflikter blir mer relevanta än allmänna omdömen. Då fungerar referensen som ett verktyg för att minska osäkerhet snarare än en formalitet som fyller ett tomt dokumentfält.

Automatiserad kontroll av referenser

Företag som Grade erbjuder digital referenstagning. Genom att automatisera processen kan rekryterare samla in fler referenser per kandidat, vilket ger en bredare och mer nyanserad bild av deras kompetens.

Vi har talat med personer som vill vara anonym, med titeln Senior talent advisor, på ett större bemanningsföretag som använder moderna rekryteringsverktyg för en kostnadsefektiv och pricksäker referenstagning.

“Vi arbetar med att sålla fram de mest lämpliga kandidaterna för varje uppdrag, och våra kunder fattar sedan det slutgiltiga beslutet. Vi kontaktar inte alla referenser automatiskt, men vi rekommenderar att referenser tas i ett sista skede om det inte är tydligt vem som är bäst lämpad för jobbet.”

“För att förenkla processen kan vi även genomföra en automatiserad kontroll av referenser, vilket innebär att vi verifierar att en person med angivet namn verkligen arbetar på det angivna företaget. Vi kan dessutom, med hjälp av offentliga register och sociala nätverk, upptäcka om det finns nära relationer mellan den sökande och referensen. Denna typ av kontroll fungerar på samma sätt som kreditupplysningar, men vi använder informationen med eftertanke, eftersom den inte alltid ger hela bilden.”

“När vi får in skriftliga referenser eller rekommendationsbrev kan vi också analysera dem med AI för att identifiera inkonsekvenser eller språkliga mönster som kan vara värda att uppmärksamma. Denna analys är ett komplement och ersätter aldrig den mänskliga bedömningen, utan hjälper oss att ge våra kunder ett bättre beslutsunderlag.”

Samlad bild

Referenstagning är alltså varken helt utdaterad eller alltid avgörande. I dagens arbetsliv bör den ses som ett komplement till mer direkt observation och praktiska provmoment. När den används på rätt sätt kan den ge insikter som annars är svåra att fånga, men arbetsgivare bör vara medvetna om dess begränsningar och inte luta sig enbart mot subjektiva omdömen. Genom att kombinera flera metoder får man en helhetsbild som ger bättre förutsättningar att fatta välgrundade rekryteringsbeslut.